Ręczne przepisywanie
Dane krążą między mailem, Excelem, formularzami i komunikatorami.
Microsoft 365 · Power Platform · Automatyzacja
Sprawdź w 3 minuty, gdzie Twoja firma traci czas.
Pomagam uporządkować faktury, magazyn, sprzedaż, zgłoszenia i inne procesy, które dziś opierają się na ręcznym przepisywaniu danych.
Sprawdź, co można zautomatyzować
Krótka ankieta · bez zobowiązań
W czym mogę pomóc
Najczęściej firmy tracą czas nie przez ludzi, tylko przez brak systemu.
Wolne procesy
Zadania zależą od pamięci ludzi, ręcznych przypomnień i ciągłego dopytywania.
Brak kontroli
Nie wiadomo, kto ma temat, na jakim jest etapie i gdzie proces się blokuje.
Prosty schemat
Proces najpierw trzeba uporządkować. Dopiero potem ma sens automatyzacja.
1
Problem
Powtarzalna praca, chaos, błędy.
→
2
Proces
Ustalamy kroki, odpowiedzialność i dane.
→
3
Automatyzacja
Power Automate, Microsoft 365, formularze, powiadomienia.
→
4
Efekt
Mniej ręcznej pracy i większa kontrola.
Przykładowe use case’y
Konkretne sytuacje, które często da się uprościć bez budowania wielkiego systemu.
To nie są obietnice gotowego wdrożenia w każdej firmie. To przykłady obszarów, od których najczęściej warto zacząć analizę.
Porządek w dokumentach i akceptacji
Faktura lub dokument trafia do jednego miejsca, dostaje status, osobę odpowiedzialną i przypomnienie. Mniej szukania po mailach, mniej ręcznego pilnowania.
Zgłoszenia braków, wydań i przyjęć
Pracownik zgłasza zmianę przez prosty formularz, a dane zapisują się w arkuszu lub liście. Osoba odpowiedzialna dostaje powiadomienie i widzi status sprawy.
Leady i przypomnienia o kontakcie
Zapytanie z formularza wpada do uporządkowanej listy, klient dostaje potwierdzenie, a handlowiec przypomnienie, żeby nie zgubić tematu.
Jeden numer sprawy i jasny właściciel
Zgłoszenie dostaje numer, termin i odpowiedzialną osobę. Dzięki temu łatwiej sprawdzić, co jest otwarte, kto ma temat i gdzie proces stoi.
Przykład automatyzacji
Tak może wyglądać prosty przepływ pracy w firmie.
Nie zaczynamy od skomplikowanego systemu. Najpierw bierzemy jeden powtarzalny proces i sprawdzamy, gdzie można odzyskać czas.
Start
Formularz lub zgłoszenie
Klient albo pracownik wpisuje dane tylko raz.
System
Power Automate
Przepływ zapisuje dane, tworzy zadanie i uruchamia powiadomienia.
Efekt
Mail · Teams · SharePoint
Status sprawy, przypomnienie i porządek bez ręcznego pilnowania.
Agent AI
Sprawdź proces z Asystentem Klimek Automation.
Agent pomaga wstępnie ocenić, czy dany proces w firmie nadaje się do uporządkowania albo automatyzacji. Zadaje proste pytania, doprecyzowuje problem i kieruje do formularza kontaktowego, jeśli temat warto przeanalizować dalej.
Kwalifikacja procesu
Microsoft 365
Power Automate
SharePoint · Outlook · formularze
Jak korzystać?
Opisz krótko, co w firmie zajmuje dużo ręcznej pracy albo gdzie pojawiają się błędy, opóźnienia lub chaos.
Portfolio
Cztery wdrożone projekty. Jeden spójny system obsługi klienta.
Rozwiń projekt, który Cię interesuje - w środku schemat działania i zrzuty ekranu z wdrożenia.
Projekt 1 · automatyzacja
Automatyzacja obsługi zapytań z formularza
Formularz → Power Automate → lista SharePoint → automatyczne maile. Zgłoszenia nie giną, klient dostaje potwierdzenie w minutę, a system sam nadaje priorytet i termin kontaktu.
Zobacz szczegóły +Zwiń −
Projekt 1 · automatyzacja
Automatyzacja obsługi zapytań z formularza
Formularz → Power Automate → lista SharePoint → automatyczne maile. Zgłoszenia nie giną, klient dostaje potwierdzenie w minutę, a system sam nadaje priorytet i termin kontaktu.
Klient wypełnia krótki formularz na stronie. Zgłoszenie zapisuje się na liście SharePoint z kompletem danych, klient natychmiast dostaje potwierdzenie, a na skrzynkę firmową idzie powiadomienie z podsumowaniem i linkiem do rekordu. System nadaje zgłoszeniu priorytet na podstawie deklarowanej intencji klienta i wielkości firmy oraz ustawia termin kontaktu na następny dzień. Nikt niczego nie przepisuje. Nic nie ginie.
Co daje taki system:
zgłoszenie nie ginie w mailach, dane są w jednym miejscu, a osoba zainteresowana dostaje automatyczne potwierdzenie. Utrzymanie: 0 zł miesięcznie, bo całość działa na Microsoft 365, który firma już opłaca.
Dlaczego dane nie leżą w Excelu:
pierwsza wersja zapisywała zgłoszenia do arkusza. Przeniosłem ją na listę SharePoint, bo Excel to plik: przy dwóch zgłoszeniach naraz albo otwartym pliku robią się konflikty. Lista to tabela w bazie - każde zgłoszenie ma własny rekord, historię zmian i uprawnienia. Excel jest świetny do analizy, ale nie jako miejsce, w którym mieszka proces.
01
Formularz
Klient opisuje firmę, problem i zaznacza, czy chce otrzymać propozycję.
02
Power Automate
Przepływ pobiera odpowiedzi, zapisuje dane i sprawdza, jaki scenariusz uruchomić.
03
SharePoint + priorytet
Zgłoszenie ląduje na liście jako osobny rekord ze statusem i priorytetem: wysoki, średni albo niski.
04
Maile
System wysyła potwierdzenie do klienta i szczegóły zgłoszenia do właściciela procesu.
Projekt 2 · agent AI
Agent AI do wstępnej kwalifikacji procesów
Agent na stronie rozmawia z klientem, porządkuje jego problem i kieruje do formularza. Lepiej opisane zapytania jeszcze przed pierwszym kontaktem.
Zobacz szczegóły +Zwiń −
Projekt 2 · agent AI
Agent AI do wstępnej kwalifikacji procesów
Agent na stronie rozmawia z klientem, porządkuje jego problem i kieruje do formularza. Lepiej opisane zapytania jeszcze przed pierwszym kontaktem.
Drugi projekt rozszerza system obsługi zapytań o agenta zbudowanego w Microsoft Copilot Studio. Agent pomaga użytkownikowi opisać problem, zadaje pytania diagnostyczne i kieruje do formularza, gdy temat nadaje się do dalszej analizy.
Jak łączy się z całym systemem:
strona prowadzi użytkownika do agenta, agent porządkuje temat, formularz zbiera dane, a Power Automate zapisuje zgłoszenie i uruchamia powiadomienie.
01
Strona www
Użytkownik trafia na sekcję z agentem i może od razu opisać swój proces.
02
Copilot Studio
Agent zadaje krótkie pytania, rozpoznaje problem i nie wchodzi w zbyt techniczne szczegóły.
03
Formularz
Po rozmowie użytkownik może przejść do ankiety i zostawić uporządkowane zgłoszenie.
04
Power Automate
Zgłoszenie trafia dalej do systemu: lista SharePoint, status, priorytet i mail z podsumowaniem.
System kwalifikacji zapytań
01
Strona
Użytkownik trafia do sekcji Agent AI.
02
Agent AI
Doprecyzowuje problem i kieruje dalej.
03
Formularz
Zbiera dane potrzebne do analizy.
04
Automatyzacja
Lista SharePoint, status, priorytet i mail.
Efekt:
lepiej opisane zapytanie i mniej chaosu przed pierwszym kontaktem z klientem.
Projekt 3 · mini-CRM
LeadFlow - system obsługi zapytań i follow-upów
Zapytania, oferty i przypomnienia w jednym miejscu. Żaden lead nie ginie, a o zaległym kontakcie przypomina automat - codziennie o 8:00.
Zobacz szczegóły +Zwiń −
Projekt 3 · mini-CRM
LeadFlow - system obsługi zapytań i follow-upów
Zapytania, oferty i przypomnienia w jednym miejscu. Żaden lead nie ginie, a o zaległym kontakcie przypomina automat - codziennie o 8:00.
Trzeci projekt domyka proces sprzedaży w małej firmie: zapytanie z formularza trafia do uporządkowanej listy, a system sam pilnuje statusów, ofert i terminów kontaktu. Zamiast rozproszonych maili i notatek - jedno miejsce, w którym widać, na czym stoi każdy temat. To rozwiązanie wdrażam w małych firmach jako gotowy pakiet - od formularza po follow-upy.
Co daje taki system:
żadne zapytanie nie ginie, każda oferta ma datę i wartość, a o zaległym kontakcie przypomina automat - codziennie rano, z linkiem prosto do sprawy.
01
Formularz
Klient zostawia zapytanie w krótkim formularzu: kontakt, temat i opis problemu.
02
Power Automate
Przepływ zapisuje zgłoszenie w liście, nadaje status „Nowe zapytanie" i od razu planuje pierwszy kontakt.
03
Lista SharePoint
Wszystkie leady w jednym miejscu: statusy, priorytety, oferty, notatki i daty kontaktu.
04
Follow-upy
Codzienna kontrola o 8:00: gdy mija termin kontaktu, właściciel dostaje maila z przypomnieniem.
Projekt 4 · AI w Power Automate
Agent AI, który czyta i klasyfikuje zapytania klientów
Rozszerzenie LeadFlow: AI czyta opis problemu w minutę po jego wpłynięciu, nadaje priorytet, wykrywa braki i przygotowuje pytania do klienta.
Zobacz szczegóły +Zwiń −
Projekt 4 · AI w Power Automate
Agent AI, który czyta i klasyfikuje zapytania klientów
Rozszerzenie LeadFlow: AI czyta opis problemu w minutę po jego wpłynięciu, nadaje priorytet, wykrywa braki i przygotowuje pytania do klienta.
Czwarty projekt dodaje do LeadFlow warstwę AI. Klienci opisują swój problem własnymi słowami - jedni podają konkrety, inni piszą tylko „ile to kosztuje?". Agent czyta każdy nowy opis, ocenia go według stałych reguł i zapisuje wynik prosto do listy. Człowiek nie klika nic - dostaje gotową ocenę i wie, od którego tematu zacząć dzień.
Co daje taki system:
każde nowe zapytanie w ok. minutę ma priorytet i notatkę: co wiadomo, czego brakuje i o co dopytać. Konkretne tematy nie czekają, a ogólnikowe nie zabierają czasu.
01
Nowe zapytanie
Klient zostawia zgłoszenie, rekord pojawia się na liście LeadFlow i uruchamia przepływ.
02
Analiza AI
Model GPT czyta opis problemu i zwraca ocenę w stałym, sprawdzalnym formacie - priorytet, braki, pytania.
03
Zapis do listy
Przepływ uzupełnia rekord: priorytet, znacznik „wymaga uzupełnienia" i notatka z gotowymi pytaniami.
04
Zbiorczy mail
Raz dziennie właściciel dostaje jedną wiadomość z listą zapytań, które trzeba doprecyzować.
Jak wygląda współpraca
Bez wielkiej teorii. Najpierw sprawdzamy, czy jest co usprawniać.
Krok 1
Krótka ankieta
Opisujesz, gdzie w firmie tracisz czas i co robicie ręcznie.
Krok 2
Analiza procesu
Patrzę, czy problem da się uprościć, uporządkować albo zautomatyzować.
Krok 3
Propozycja rozwiązania
Dostajesz konkretny kierunek: co warto zrobić, a czego nie ruszać.
Co możesz zyskać
Mniej ręcznej pracy. Więcej kontroli nad procesem.
Mniej błędów
Bo dane nie są przepisywane ręcznie kilka razy.
Szybsza obsługa
Bo system może wysyłać powiadomienia i przypomnienia automatycznie.
Większy porządek
Bo wiadomo, kto odpowiada za dany etap pracy.
Ile to kosztuje, a ile oszczędza
Zanim porozmawiamy o technologii, policzmy.
Pracownik biurowy w Polsce
~7 700 zł / mies.
Nie 6 390 zł z umowy - do wynagrodzenia dochodzą składki pracodawcy. Rocznie: ponad 92 tysiące złotych. Godzina jego pracy kosztuje firmę około 46 zł.
Automatyzacja w Microsoft 365
3 500 - 4 500 zł jednorazowo
Utrzymanie: 0 zł miesięcznie, bo rozwiązanie działa na Microsoft 365, za który Twoja firma już płaci. Bez nowej subskrypcji i bez kolejnego narzędzia do nauki.
Kwota dotyczy wdrożenia jednego procesu, jak opisany wyżej system obsługi zapytań. Szerszy zakres - agent AI, aplikacja, kilka procesów naraz - wyceniam osobno, zawsze po analizie i przed rozpoczęciem prac. Wyjątek od zera: agent AI ma drobny koszt użycia, przy typowym ruchu małej firmy kilkanaście do kilkudziesięciu złotych miesięcznie.
Na co idzie czas: w firmie, która dostaje 80 zapytań miesięcznie, przepisywanie danych, potwierdzenia i pilnowanie odpowiedzi zajmuje około 20 godzin - dwa i pół dnia roboczego, co miesiąc. Po wdrożeniu zgłoszenie samo trafia na listę, klient dostaje potwierdzenie w minutę, a raz dziennie przychodzi mail z zapytaniami bez odpowiedzi. Zostaje sama merytoryczna odpowiedź: około 4 godzin zamiast 20.
Ile to jest w złotych: 16 odzyskanych godzin razy 46 zł to około 736 zł miesięcznie. Wdrożenie zwraca się w 5-6 miesięcy i pracuje dalej, bez kolejnej faktury co miesiąc.
Gwarancja działającego procesu
Wdrożenie poprawiam do skutku, aż działa dokładnie tak, jak ustaliliśmy przy analizie - bez dopłat. Ryzyko jest po mojej stronie, nie po Twojej.
Przez pierwsze 30 dni po starcie jestem pod ręką: pytania, drobne poprawki i dostrojenie są w cenie. Nie zostajesz z systemem sam.
W cenie każdego wdrożenia
- Analiza przed wyceną - najpierw sprawdzam, czy automatyzacja w ogóle Ci się opłaca. Jeśli nie, mówię wprost.
- Dokumentacja procesu - prosty opis, jak system działa i co zrobić, gdy coś się w firmie zmieni.
- Wideo dla zespołu - krótkie nagranie, jak korzystać z systemu. Nowy pracownik ogląda kilka minut zamiast dopytywać.
- 30 dni wsparcia po starcie - bo pierwsze tygodnie pokazują, co warto jeszcze dostroić.
Uczciwe zastrzeżenie
Automatyzacja nie zastąpi człowieka w rozmowie z klientem, w wycenie ani w decyzji. Zastąpi przepisywanie i pilnowanie. Nie proponuję redukcji zatrudnienia - proponuję, żebyś nie musiał zatrudniać kolejnej osoby do tej samej roboty.
Jedna uwaga o terminach: pracuję sam i prowadzę maksymalnie 3 wdrożenia w miesiącu, bo każde robię osobiście od analizy po start. Ankieta ustala kolejność zgłoszeń.
Policzę to na Twoich liczbach
Krótka rozmowa, konkretny wynik, bez zobowiązań.
O mnie
Praktyczne podejście do automatyzacji.
Nie zaczynałem od teorii. Pracowałem w produkcji, magazynie, montażu, reklamacjach i przy organizacji pracy. Dlatego patrzę na automatyzację praktycznie: najpierw proces, potem narzędzie.
Proces
Automatyzacja
AI
Sprawdź, gdzie Twoja firma może odzyskać czas.
Porozmawiaj z agentem AI albo wypełnij krótką ankietę. Na tej podstawie zobaczę, czy automatyzacja ma sens w Twoim przypadku.